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A tramitação de um documento deve ocorrer nos setores que possuam permissão para tomar uma decisão sobre esse documento.
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O processo pode ser aberto em qualquer setor de trabalho do órgão ou empresa, ou seja, isso não precisa ser feito, necessariamente, no protocolo.
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Os metadados são retirados dos documentos de arquivo no momento do registro destes nos sistemas de protocolo e durante a tramitação desses documentos pelos setores de trabalho do órgão ou empresa.
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A expedição de documentos é uma atividade típica do setor de arquivos intermediários, que se responsabiliza pela saída dos documentos após o encerramento de seu trâmite interno.
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A transferência de documentos indica a inexistência de uma tabela de temporalidade de documentos.