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A gestão dos arquivos permanentes faz parte dos objetivos e finalidades de um programa de gestão de documentos.
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Para evitar a criação e o aumento do volume de novos documentos em um órgão ou empresa, o arquivista deve desenvolver a fase de utilização e manutenção de documentos, do programa de gestão de documentos.
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O nível mínimo de um programa de gestão de documentos é identificado quando ocorrem a eliminação de documentos sem valor e o recolhimento de documentos históricos aos arquivos permanentes.
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A avaliação de documentos, apesar de sua importância em todo o ciclo de processamento do documento arquivístico, não é objeto da gestão de documentos.
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A análise das funções de órgãos e empresas é importante como base para muitas atividades arquivísticas. As funções são apropriadas para servir, por exemplo, como uma base para o arranjo, classificação e descrição de documentos.