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A gestão e o recolhimento dos documentos acumulados pelos três poderes competem ao Arquivo Nacional, órgão vinculado à Casa Civil da Presidência da República.
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Os instrumentos de busca nos arquivos intermediários resumem-se aos catálogos e inventários.
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A descrição é uma tarefa típica dos arquivos permanentes. Ela não cabe nos arquivos correntes, em que seu equivalente é o estabelecimento dos códigos do plano de classificação, que acabam por servir de referência para a recuperação da informação
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Os tipos documentais podem ser agrupados em três grandes categorias: secundários, testemunhais e probatórios.
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A quantidade de tipos documentais está diretamente vinculada ao número de atividades desenvolvidas em uma organização pública ou privada.