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A preservação da memória institucional e o apoio à administração são os dois objetivos principais da gestão de documentos.
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As idades dos documentos de arquivo são medidas pela quantidade de uso ou pela progressiva perda de valor secundário dos documentos.
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As etapas de produção, processamento técnico, uso privilegiado pelo administrador e armazenamento dos documentos de grande freqüência de uso são típicas da fase intermediária.
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A informação arquivística acumulada pelas organizações cumpre ciclo em dois contextos: no ambiente organizacional de sua produção e nas instituições arquivísticas.
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O conceito de arquivo sofreu transformações relacionadas ao uso de diversos suportes materiais da informação e ao surgimento, na América do Norte, dos princípios de gestão de documentos.