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Os documentos do arquivo permanente têm valor probatório e(ou) informativo.

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A primeira ação a ser tomada pelo setor de protocolo, ao receber um documento, é distribuí-lo.

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A transferência dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários justifica-se pela diminuição do valor primário dos documentos.

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A fase arquivística em que esteja o documento é indicada pela tabela de temporalidade.
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As linguagens pós-coordenadas de indexação, como tesauros, são utilizadas, principalmente, em sistemas automatizados.