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Os documentos de valor secundário deverão passar por todo o processamento técnico, incluindo-se a aplicação da tabela de temporalidade e a microfilmagem de substituição, quando forem recolhidos ao arquivo permanente.
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A transferência de documentos para os arquivos intermediários faz parte da função denominada aquisição de documentos.
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A função arquivística denominada criação de documentos é operacionalizada na fase de produção do programa de gestão de documentos.
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A passagem de documento de arquivo pelos setores de trabalho onde são tomadas as decisões é uma atividade de protocolo denominada distribuição.
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Documento ostensivo pode ser aberto no setor de protocolo e registrado no sistema adequado.