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Quando chegar a uma organização determinada quantidade de documentos, tal que torne inviável o registro imediato destes no protocolo, a orientação técnica é de que sejam reunidos e registrados prioritariamente os processos e os ofícios, estabelecendo-se outros períodos do dia para registro dos demais documentos.
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Define-se protocolo como a atividade do programa de gestão de documentos que está inserida no processo de registro, o qual é precedido pelo processo de criação.
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A difusão é uma atividade desenvolvida no modelo clássico de gestão de documentos.
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Disposição e rastreabilidade são processos do programa de gestão de documentos.
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O plano de classificação, dada sua importância, é elaborado durante a primeira fase do programa de gestão de documentos, denominada criação ou produção.
