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A passagem dos documentos do arquivo intermediário ao arquivo permanente é conhecida tecnicamente como recolhimento e, juntamente com a transferência, é uma função arquivística.
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A tabela de temporalidade é um instrumento de gestão dos prazos de guarda dos documentos aplicada inicialmente no arquivo intermediário.
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O plano ou o código de classificação aplicado nos arquivos correntes deve sofrer modificações para sua implementação no arquivo intermediário, motivadas, principalmente, pela alteração no perfil dos usuários dos documentos.
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A transferência de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é justificada pelo término do valor primário dos documentos.
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Os processos devem ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber um número para seu controle e terem os seus dados incluídos em um sistema manual ou informatizado.