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À sequência de diligências e ações prescritas para o curso do documento, desde o momento da produção ou recepção até a solução ou o cumprimento de sua função administrativa, dá-se o nome de
Dá-se o nome de recolhimento ao ingresso de documentos
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A data-assunto é o elemento de identificação cronológica do assunto de um documento, independentemente da sua data de produção.
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As séries, as subséries, os grupos e os subgrupos são unidades de classificação de um quadro de arranjo de documentos de arquivo.
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A organização dos documentos de arquivo envolve três importantes conceitos: classificação, ordenação e arquivamento. Os dois primeiros são operações intelectuais, enquanto o arquivamento é uma operação física.