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O termo de referência, também denominado projeto básico, deve ser elaborado pelo gestor do contrato, com o apoio do requisitante do serviço e da área de TI, a partir da estratégia de contratação, e conter diversas informações, tais como a definição do objeto, a fundamentação da contratação, a estimativa de preços e a adequação orçamentária.
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Na entrega de produtos com prazo e qualidade previamente definidos, deve-se realizar a aferição de esforço por meio da métrica homens-hora.
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Uma solução de TI não pode ser dividida em contratações separadas.
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De acordo com a IN 04/2010, mesmo sendo vedado exigir certificações dos empregados dos fornecedores de solução, é correto definir como critério para a habilitação da contratação a certificação da própria empresa em uma ferramenta de governança de TI, sem necessidade de justificativa específica.
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A execução da fase de planejamento da contratação não é obrigatória nos casos de dispensa de licitação ou de licitação dispensada.