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No ofício, quando se indica o destinatário, deve-se incluir, além do nome e do cargo, o endereço da pessoa a quem o expediente é dirigido.
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O memorando é o expediente adequado para o tratamento de assuntos oficiais pela administração pública com particulares e nele devem constar o local e a data de assinatura do documento.
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O caráter impessoal dos assuntos tratados nas comunicações oficiais, geralmente relativos a questões de interesse público, impõe o tratamento informal nesse tipo de correspondência.
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Como a finalidade precípua da redação oficial é servir de instrumento de comunicação à administração pública, de maneira impessoal e objetiva e com máxima clareza, o uso de gírias e clichês deve ser evitado na linguagem empregada nesse tipo de comunicação.
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A concisão é uma característica de toda e qualquer comunicação oficial que possibilita fornecer o máximo de informações com o mínimo possível de palavras.