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Caso a autoridade competente do MEC pretenda enviar aviso ao ministro de Estado da Ciência, Tecnologia e Informação, sua comunicação deverá obedecer aos princípios de impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e formalidade.
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Por serem utilizadas para apresentar, objetivamente, dados de pesquisa científica, todas as estruturas e expressões do primeiro parágrafo são adequadas à redação de ofício que vise informar o ministro da previdência social sobre a expectativa de vida do povo brasileiro.
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Mantido o nível de formalidade adequado às comunicações oficiais, deve-se, na introdução de um ofício, preferir a forma Comunico a Vossa Senhoria à forma Tenho a honra de informar a Vossa Senhoria.
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O fecho estabelecido pelo Manual de Redação da Presidência da República para as comunicações entre autoridades, independentemente das posições hierárquicas que ocupem, é Respeitosamente.
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O principal objetivo da edição do Manual de Redação da Presidência da República foi sistematizar as características da forma oficial de redigir visando-se à criação de uma forma específica de linguagem burocrática que consagrasse expressões e clichês do jargão burocrático.