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São características essenciais da comunicação oficial, de acordo com o Manual de Redação da Presidência da República
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O parágrafo de introdução de um ofício que vise convidar ministro do Tribunal de Contas da União para proferir palestra em um evento de caráter social e cultural no Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo (TCE/ES) deveria ser iniciado por: Tenho a honra de convidar o Senhor Excelentíssimo Ministro para proferir palestra neste Tribunal de Contas.
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Avisos destinados unicamente a encaminhar documentos devem ser iniciados com a referência ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se não tiver havido solicitação da remessa, deve constar no campo Assunto a expressão Sem solicitação prévia.
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Para que a mensagem de correio eletrônico, cada vez mais empregada no serviço público, tenha valor documental, é necessário existir certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.
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Como na redação do segundo parágrafo do texto foram atendidas as normas do padrão culto da língua, esse parágrafo poderia compor um documento oficial, como, por exemplo, uma exposição de motivos.