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O uso do padrão culto nos atos e comunicações oficiais deve atender à finalidade do documento redigido, razão pela qual, na elaboração de documentos da administração pública, deve-se primar pelo emprego do jargão burocrático, próprio à natureza desses expedientes.
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Em decorrência da finalidade dos expedientes oficiais de prestar informações claras e objetivas aos cidadãos e, quanto aos atos oficiais, de regular o funcionamento dos órgãos e entidades públicos e estabelecer regras de conduta social, é imprescindível que a linguagem adotada nos documentos oficiais seja facilmente compreensível por todos.
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A formalidade de tratamento está vinculada à uniformidade, à polidez e à civilidade.
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A forma de apresentação dos atos oficiais, observada nos padrões de diagramação estabelecidos no Manual de Redação da Presidência da República, é reflexo da necessidade de padronização das comunicações expedidas pelos órgãos públicos.
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A concisão, recurso que impõe objetividade à redação oficial, deve compreender o âmbito vocabular, evitando-se o emprego de construções redundantes e palavras desnecessárias.