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A redação da correspondência oficial deve se pautar pela correção gramatical e pelo uso de linguagem clara; por isso, expressões de cunho regional devem ser utilizadas em documentos expedidos pelo poder público.
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Dada a necessidade de se conferir formalidade à redação oficial, o uso do tratamento digníssimo (DD) é indicado nas comunicações dirigidas a autoridades superiores dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.
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Apesar da basilar orientação quanto à utilização do padrão culto da linguagem na redação dos documentos no padrão ofício, é desnecessário seguir uma estruturação rígida no que diz respeito à diagramação desses documentos.
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Os documentos do padrão ofício têm por finalidade exclusiva estabelecer comunicação de temas oficiais de forma eminentemente interna a um órgão público, primando pela agilidade e objetividade no trato de suas matérias.
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Considerando-se que o signatário de um expediente oficial seja o procurador-geral da República, o fecho Respeitosamente é apropriado no caso de esse expediente ter como destinatário o presidente da República.