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O caráter informal da comunicação por meio do correio eletrônico opõe-se a requisitos básicos da comunicação oficial como formalidade e padronização, razão por que esse meio não pode ser utilizado pelos órgãos da administração pública para transmissão de mensagens e documentos oficiais.
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Os ministros de Estado comunicam-se com autoridades de mesma hierarquia por meio do documento denominado aviso.
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O documento em referência integra a correspondência oficial denominada aviso, já que foi expedido por autoridade de mesma função hierárquica da autoridade destinatária.
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A forma correta do vocativo nesse tipo de expediente seria Excelentíssimo Senhor, seguida do respectivo cargo do destinatário da comunicação.
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Com vistas a agilizar a tramitação de comunicações oficiais, o uso do correio eletrônico substituiu o do telegrama devido à flexibilidade, ao baixo custo e à celeridade da comunicação por email.