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A menos que o expediente seja de mero encaminhamento de documentos, o texto de comunicações como aviso, ofício e memorando, que seguem o padrão ofício, deve conter três partes: introdução, desenvolvimento e conclusão.

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Documentos oficiais em forma de ofício, memorando, aviso e exposição de motivos têm em comum, entre outras características, a aposição da data de sua assinatura e emissão, que deve estar alinhada à direita, logo após a identificação do documento com o tipo, o número do expediente e a sigla do órgão que o emite.
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Memorando, ofício e aviso, expedientes da comunicação oficial que servem ao mesmo propósito funcional, são usados, geralmente, no padrão formal denominado “padrão ofício”, em virtude de poderem adotar a mesma diagramação na distribuição das partes.
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No memorando, o destinatário não deve ser mencionado pelo nome, e sim pelo cargo que ocupa.