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Na microfilmagem de substituição, os documentos originais podem ser eliminados após a reprodução, incluindo-se aqueles de valor permanente.
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A baixa velocidade de recuperação, o acesso individual e a perda de resolução devido a cópias sucessivas constituem desvantagens da microfilmagem.
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A microfilmagem é indicada para documentos com prazos de guarda entre um e três anos.
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A microfilmagem sistemática de séries ou de fundos inteiros deve ser efetuada em caráter excepcional.
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A gestão da informação restringe-se à informação de dados criados por computadores ou neles armazenados.