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Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, podem ser eliminados após a microfilmagem.
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O microfilme de substituição é aquele que serve à preservação das informações contidas em documentos que são eliminados, tendo em vista a racionalização e o aproveitamento de espaço.
De acordo com a legislação arquivística, os documentos de guarda definitiva acumulados pela Administração Pública Federal devem ser
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A autenticidade de um documento microfilmado é garantida pela imagem digital desse documento.
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Embora a microfilmagem constitua importante tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.