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A aplicação da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) limita-se à elaboração de um único tipo de instrumento de pesquisa: o guia.
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A verificação dos prazos de guarda de um documento de arquivo é feita considerando-se o instrumento de descrição estabelecido na Norma Brasileira de Descrição Arquivística.
A Norma brasileira de descrição arquivística considera seis níveis principais de descrição. São níveis de descrição, exceto:
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística deve ser aplicada a qualquer descrição de qualquer documento, independente do gênero ou suporte. Essa norma apresenta oito áreas que compreendem 28 elementos de descrição.

A área que referencia a existência e a localização de cópias, como, por exemplo, fotografias digitalizadas, é conhecida como

A descrição arquivística é uma tarefa muito difícil e exige padrões específicos para o seu desenvolvimento. O CONARQ editou a Resolução nº 28 que dispõe sobre a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) onde são apresentadas várias orientações para uma eficiente descrição.

Além disso, com o propósito de facilitar a identificação de cada instituição, imprescindível em todos os níveis de descrição arquivística, a NOBRADE adotou uma norma específica para essa finalidade, e que deve ser utilizada pelo arquivista no momento da descrição, que é a