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A verificação dos prazos de guarda de um documento de arquivo é feita considerando-se o instrumento de descrição estabelecido na Norma Brasileira de Descrição Arquivística.
De acordo com o e-ARQ Brasil, o requisito considerado obrigatório em um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos é:
A Norma brasileira de descrição arquivística considera seis níveis principais de descrição. São níveis de descrição, exceto:
Em um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, têm que ser apresentados os períodos previstos para atendimento, como, por exemplo, “24X7”, correspondendo ao atendimento contínuo, ou “6X5”, que indica seis horas por dia útil.

Conforme o SIGAD, esses são requisitos de
A Norma Brasileira de Descrição Arquivística deve ser aplicada a qualquer descrição de qualquer documento, independente do gênero ou suporte. Essa norma apresenta oito áreas que compreendem 28 elementos de descrição.

A área que referencia a existência e a localização de cópias, como, por exemplo, fotografias digitalizadas, é conhecida como