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Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos deve ser capaz de estabelecer o status de um documento digital, do ponto de vista da forma. De acordo com o e-ARQ Brasil, o documento criado no espaço individual ou do grupo, mas não transmitido, equivale a;
O nível de descrição, campo de preenchimento obrigatório da Norma brasileira de descrição (Nobrade), admite seis possibilidades, numeradas de 0 a 5:

De acordo com a Recomendação no 37, de 15 de agosto de 2011, do Conselho Nacional de Justiça, são instrumentos do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), dentre outros,

O Conselho Nacional de Justiça recomendou, em 15 de agosto de 2011, a observância das normas elaboradas pelo Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname, dentre as quais figuram as seguintes:

I. Vencido o prazo de guarda, a destinação de cada documento ou processo poderá ser alterada pela comissão de avaliação documental da instituição, com base em fatos supervenientes que possam ter ocorrido em relação a ele.

II. Os processos com trânsito em julgado e documentos em arquivo intermediário que não sejam de valor permanente não precisarão ser digitalizados para a eliminação.

III. Será preservada uma amostra estatística representativa do universo dos documentos e processos administrativos e dos autos judiciais findos destinados à eliminação.

Está correto o que consta em
Segundo a Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias - ISAAR-CPF, a informação acrescentada a um elemento descritivo, com a finalidade de auxiliar o processo de identificação, compreensão e uso do registro de autoridade, tem o nome de