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Nem todos os hiatos de competência representam necessidade de treinamento. Muitos deles são resultantes da falta de suporte da organização ou restrições circunstanciais que dificultam o desempenho e a aprendizagem no trabalho.
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Necessidades de treinamento podem decorrer de múltiplos fatores, entre os quais estão as mudanças provocadas por fatores externos, tais como mudanças tecnológicas, nova legislação, comportamento dos parceiros e constituintes externos, entre outros, e internos, como processos, estruturas, tecnologias, à organização.
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A metodologia de análise de necessidades de treinamento, denominada análise do papel ocupacional, compreende a aplicação de um questionário de avaliação da importância e o domínio de habilidades de um determinado cargo ou ocupação. Nessa abordagem, uma necessidade de treinamento é considerada alta quando as pontuações de domínio e importância para determinada habilidade forem baixas, independentemente da importância dessa habilidade para o exercício da função.
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Coeficiente de seleção de pessoal é a proporção de candidatos que uma organização precisa contratar. Esse coeficiente é calculado dividindo-se o número de cargos a serem preenchidos pelo número de candidatos.
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Critério e fator de previsão são dois elementos importantes em seleção de pessoal. O critério define as características, atributos e(ou) traços que um indivíduo deve possuir para realizar com sucesso as tarefas de um determinado trabalho.