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O programa de gestão de documentos fundamenta-se em alguns princípios, entre eles, o do respeito à teoria das três idades documentais.
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A naturalidade dos documentos arquivísticos deve-se ao fato de cada registro documental assumir um lugar único tanto na estrutura documental do grupo ao qual pertence quanto no universo documental.
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A unicidade do documento está ligada ao continuum de sua criação, manutenção e custódia.
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De acordo com o princípio da territorialidade, proveniente do direito aplicado à propriedade, os arquivos seguem o destino do território ao qual pertencem.
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Para que os arquivos tenham a sua plena utilidade administrativa conservada, o respeito ao primeiro grau do princípio da proveniência é prescindível.