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Bases de dados constituem-se em um conjunto de informações organizadas para determinado fim. Na forma digital, estas informações correspondem a arquivos, os quais, por sua vez, congregam um conjunto de registros. Na realidade de uma biblioteca tradicional, cujos processos de organizações são baseados em papel, um registro catalográfico/bibliográfico corresponde a:
O processo decisório pela busca da exaustividade da indexação se fundamenta no princípio de que quanto mais termos forem utilizados para indexar o documento, mais acessível este se tornará. Opostamente, a decisão pela quantidade menor de termos é conhecida como:
Um vocabulário controlado é uma lista de termos autorizados. Quando utilizado pelo indexador, configura-se uma indexação de assuntos do tipo:
Sobre o "ponto"[.] na notação da Classificação Decimal de Dewey:
Na Classificação Decimal de Dewey, esta seção consiste em uma lista alfabética de assuntos com as respectivas disciplinas nas quais eles são tratados. Inclui os termos mais encontrados no Esquema principal e tabelas: