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A responsabilidade pelo funcionamento do protocolo é do setor de arquivo permanente, como último momento do trâmite documental.
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A expedição dos documentos é de responsabilidade do arquivo geral e conta com o auxílio do arquivo intermediário para a realização dessa atividade.
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A movimentação dos processos pelo órgão público ou empresa privada é feita a partir do protocolo, que faz o registro dessas movimentações e encaminha os documentos aos destinatários.
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A classificação, uma das atividades tratadas no setor de protocolo, é realizada no momento do recebimento dos documentos. Para tanto, é necessário haver um código de classificação, que deve ser anotado no próprio documento.
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Na anexação, prevalece o número do processo mais recente; na apensação, os números dos dois processos são conservados como referência para recuperação dos documentos.