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As rotinas de protocolo compreendem o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuição do documento ao(s) destinatário(s), não sendo estendidas essas rotinas aos documentos de caráter particular.
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Utiliza-se a tabela de temporalidade na tramitação dos documentos nos sistemas de protocolo.
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O recebimento e a classificação incluem-se entre as rotinas do protocolo, atividade exercida no âmbito dos arquivos correntes.
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Os documentos de arquivo produzidos devem obrigatoriamente ser registrados nos sistemas de protocolo; esse procedimento, contudo, não se aplica aos documentos recebidos, que, conforme a origem, podem não estar sujeitos a registro.
Ao chegar ao protocolo, a correspondência deve ser separada em duas classes, e a segunda delas será separada também em duas classes. São elas, respectivamente: