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Os documentos considerados sigilosos devem ser abertos no protocolo, registrados nos sistemas de controle e, em seguida, distribuídos aos destinatários.
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Não são todos os documentos arquivísticos que precisam ser registrados no protocolo; o registro é obrigatório apenas para os documentos que tramitarão por mais de um setor.
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O curso de um documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, denomina-se tramitação.
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O registro de documentos arquivísticos no protocolo consiste na vinculação de metadados ao documento que tramitará na organização.
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A correspondência particular recebida nos serviços de protocolo deve ser aberta, registrada e distribuída ao destinatário.