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O protocolo é uma responsabilidade direta dos arquivos intermediários, em razão do registro e da tramitação dos documentos.
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Em um departamento de arquivo, o setor de protocolo é encarregado pelo recebimento, pelo registro, pela distribuição e pela movimentação de documentos em curso.
À sequência de diligências e ações prescritas para o curso do documento, desde o momento da produção ou recepção até a solução ou o cumprimento de sua função administrativa, dá-se o nome de
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Os processos devem ser autuados nos setores de protocolo, onde devem receber um número para seu controle e terem os seus dados incluídos em um sistema manual ou informatizado.
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A distribuição e a tramitação de documentos são atividades desenvolvidas pelos setores de protocolo ou pelos arquivos setoriais