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O SIAFI, em virtude de sua circunscrição ao âmbito do governo federal, não possibilita o registro de dados contábeis de estados e municípios.
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Para a efetivação de uma despesa via SIAFI, considerando-se que não há retenção de valores e registro de obrigações para pagamento posterior, é necessário que o empenho seja feito em uma classe de eventos e a liquidação seja feita em outras duas classes de eventos, sendo uma para cada lado da partida dobrada.
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Caso determinado órgão público utilize o SIAFI por meio da forma de acesso offline, suas disponibilidades financeiras serão individualizadas na conta única, por meio de limites de saques atualizados somente quando os registros contábeis forem lançados no sistema.
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O servidor executor que emprega o SIAFI para efetuar os lançamentos da contabilidade registra os fatos contábeis com o emprego dos códigos integrantes da tabela de eventos, parte integrante do plano de contas da administração federal, a serem inseridos nos documentos registrados no sistema informatizado. Assim, quando for necessário registrar o empenho da despesa, por exemplo, o servidor utiliza um evento da classe 40 na nota de empenho.
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No SIAFI, o registro da conformidade dos aspectos relativos à gestão do patrimônio público deve ser feito por servidor que não tenha a função de emitir qualquer nota de empenho, nota de dotação, nota de crédito ou ordem bancária.