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As linguagens pós-coordenadas de indexação, como tesauros, são utilizadas, principalmente, em sistemas automatizados.
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A indexação, atribuição de termos à descrição do documento, utiliza, entre outros instrumentos, o tesauro e o plano de classificação.
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Compressão, validação e decifração são exemplos de evento de preservação.
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O plano de classificação, a tabela de temporalidade, o manual de gestão arquivística e o dicionário de termos controlados são instrumentos obrigatórios em um programa de gestão de documentos.
Além da lista alfabética das denominações adotadas, o vocabulário controlado - instrumento que auxilia o arquivista na elaboração e aplicação de planos de classificação de documentos - contém as diferentes atividades ordenadas pelas funções ou pela estrutura do órgão produtor. Tal componente do vocabulário controlado é conhecido como parte