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De forma breve podemos dizer que os documentos oficiais são aqueles que vem de atos oficiais, os quais apresentam atos da administração pública que produzem efeito jurídico, por exemplo, atos administrativos em geral, portarias, resoluções, editais e entre outros. Além disso, também os contratos e convênios podem ser considerados como documentos oficiais. Dentre os tipos de documentos oficiais encontram-se os listados abaixo, exceto:
Espécie documental é a divisão de gênero que reúne tipos documentais por seu formato. As espécies documentais, portanto, podem ser definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de registro dos fatos. Partindo desta definição, são exemplos de atos normativos:
O documento de arquivo, de acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos e sua representação em diferentes suportes e/ou formatos, são caracterizados por:
Analisar e denominar o documento utilizando fórmula padronizada para caracterizar a estrutura e o conteúdo do tipo documental, a partir da fundamentação dos princípios tanto da Diplomática, quanto da Arquivística, é o procedimento denominado:
Uma comunicação escrita em que se solicita o comparecimento a uma reunião de uma ou mais pessoas, de uma ou mais coletividades, é documento nomeado como: