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Os acervos documentais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas devem estar organizados, tendo sido avaliados, higienizados e acondicionados, e devem estar acompanhados de instrumento descritivo.
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Nos editais de licitação de privatização de empresas públicas deve constar que os documentos públicos de valor permanente da empresa devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
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O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.
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Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário em âmbito federal.
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Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.