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Os documentos podem passar diretamente dos arquivos correntes para o arquivo permanente, sem necessidade de armazenamento no arquivo intermediário.
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A passagem dos documentos do arquivo intermediário ao arquivo permanente é conhecida tecnicamente como recolhimento e, juntamente com a transferência, é uma função arquivística.
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A transferência de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é justificada pelo término do valor primário dos documentos.
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A identificação e a descrição das séries documentais, o estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, o arquivamento intermediário, a eliminação e o recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas são componentes da fase de produção da gestão de documentos.
A baixa frequência de uso e o fato de permanecerem efetivos e válidos os encargos e disposições neles contidos justificam o encaminhamento de determinados documentos para o