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A distinção entre documentos de arquivo, de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses documentos.
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Diferentemente dos documentos das bibliotecas, os documentos de arquivo, à semelhança daqueles dos museus, são artificialmente produzidos e acumulados em razão de funções e atividades de instituições, pessoas ou famílias.
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A Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico (ISDIAH) contempla a descrição de instituições arquivísticas, podendo ser aplicada a todas as entidades que deem acesso aos documentos sob sua custódia, como bibliotecas e museus.
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Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico.
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A instituição de interesse público com objetivo de conservar, estudar e colocar à disposição do público coleções de peças e objetos de valor cultural é considerada um arquivo.