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Estará correto iniciar a ata da sessão da seguinte forma: Aos dezoito dias do mês de junho do ano de dois mil e doze, às dezenove horas, na Capital da República Federativa do Brasil, na Sala de Sessões Plenárias do Superior Tribunal de Justiça, reuniram-se, em sessão solene, os membros da Corte, sob a presidência do Excelentíssimo Senhor Ministro Fulano de Tal, para empossar no cargo de Ministro do Superior Tribunal de Justiça o Excelentíssimo Senhor Doutor Beltrano de Tal.
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Na redação de um expediente oficial, é fundamental aplicar o princípio minimalista da linguagem: informar o mínimo necessário com o mínimo de palavras, de forma a evitar a prolixidade e a atender os requisitos de concisão e de clareza que devem nortear um texto oficial.
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A impessoalidade da correspondência oficial deve abranger sempre três esferas: a de quem emite a comunicação, a de quem a recebe e a do assunto tratado.
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As correspondências oficiais devem ser uniformes dentro de um mesmo órgão, mas não é necessário que apresentem essa mesma uniformidade com relação a outros órgãos, já que esse tipo de exigência não seria viável do ponto de vista prático.
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A estrutura textual do correio eletrônico, embora flexível, não pode prescindir das regras de uso formal da língua.