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Dada a necessidade de se conferir formalidade à redação oficial, o uso do tratamento digníssimo (DD) é indicado nas comunicações dirigidas a autoridades superiores dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.
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Apesar da basilar orientação quanto à utilização do padrão culto da linguagem na redação dos documentos no padrão ofício, é desnecessário seguir uma estruturação rígida no que diz respeito à diagramação desses documentos.
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Os documentos do padrão ofício têm por finalidade exclusiva estabelecer comunicação de temas oficiais de forma eminentemente interna a um órgão público, primando pela agilidade e objetividade no trato de suas matérias.
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O caráter impessoal do assunto tratado nas comunicações oficiais deve restringir o uso dos documentos oficiais a situações relacionadas ao interesse público, não cabendo tom particular ou pessoal na redação desses documentos.
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Os princípios constitucionais da publicidade e da impessoalidade devem ser balizadores do padrão textual utilizado pelo poder público na redação de seus atos e comunicações.