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Ao avaliar documentos de arquivo, o arquivista deve levar em conta os valores primário e secundário dos documentos.

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A Gerência de Documentação do BNDES desenvolve o processo de avaliação documental e, algumas vezes, são identificados documentos cujos textos estão reproduzidos em outros, apresentando repetição da informação e qualidade técnica inferior, sendo cópias de originais e sujeitos a prazos prescricionais.

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A partir do seguinte diagrama de organização de documentos:

Classe
Subclasse
Unidade de arquivamento
Item documental

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O instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte dos documentos de arquivo é
De acordo com a chamada estratégia documentária, defendida pela arquivista norte-americana Helen Samuels, a avaliação deve levar em conta, primordialmente,