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A fase de utilização e manutenção dos documentos de um programa de gestão de documentos inclui uma das atividades mais complexas dessa gestão: a avaliação.
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Os programas de gestão de documentos devem conter orientações quanto à transferência e ao recolhimento de documentos dos arquivos correntes aos intermediários e destes aos permanentes, conforme os prazos previstos no plano de classificação.
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Os documentos arquivísticos são produzidos e acumulados imparcialmente para cumprir um fim administrativo, o que lhes confere, imediatamente, um valor primário.
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A tabela de temporalidade é um instrumento que define a destinação e o prazo de guarda de um documento no arquivo permanente.
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Todos os documentos nascem com valor administrativo. Entretanto, os que também já nascem com valor secundário, ao fim do seu prazo de guarda no arquivo corrente, devem ser transferidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo arquivo intermediário.