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Os documentos públicos de valor permanente podem ficar sob a guarda das empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas.
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O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque aguardam sua destinação final.
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Os documentos, após cumprirem o prazo determinado para sua permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo especializado.
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Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.
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Utiliza-se o princípio da proveniência para definir as três idades documentais.