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Espécie documental consiste em um metadado relacionado ao documento arquivístico digital.
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Os arquivos permanentes dos órgãos públicos devem atender, especialmente, às necessidades das administrações a que estão associados, pois, mesmo inativos, guardam validade informacional.
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Para que os documentos produzidos por uma instituição possam constituir um fundo, é necessário que a entidade produtora seja administrativa e juridicamente consolidada.
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O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.
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O uso da tipologia documental na atividade de classificação de documentos é vantajoso por facilitar o entendimento da composição das séries.