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A produção e a manutenção dos documentos de arquivo justificam-se para o atendimento de demandas funcionais das instituições.
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O arquivo caracteriza-se por ser um conjunto orgânico, resultado das atividades de uma pessoa física ou jurídica, e não uma coleção de documentos de diversas fontes.
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Em regra, deve-se produzir mais de um exemplar de um documento de arquivo.
Numa cidade do interior, sede de comarca, os documentos acumulados pelo Poder Judiciário são entregues à custódia do arquivo público municipal, com a anuência do Tribunal de Justiça. O princípio que justifica o fato de tais documentos permanecerem fora de seu domicílio legal é o da

Supor que o próprio subjugado ao direito possa definir, por ato seu, a amplitude e o alcance das restrições ao direito que visa coactar a sua histórica tirania seria um verdadeiro e inadmissível paradoxo. Se o direito fundamental constitucional objetiva limitar a arbitrariedade do Poder Executivo na abertura de seus arquivos, não pode ser dado, a este, definir as hipóteses em que guardará sigilo, e tampouco quais autoridades declararão este silêncio.

A observação é de Marlon Alberto Weichert, procurador regional da República, e incide sobre a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos), em especial sobre o dispositivo que afirma: