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Para evitar que documentos não arquivísticos se misturem aos documentos de arquivo deve-se aplicar o conceito de informação orgânica.
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O arquivo intermediário, que constitui um dos principais elementos do programa de gestão de documentos, foi concebido para armazenar uma grande quantidade de documentos com um baixo custo.
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A organicidade do documento arquivístico encontra-se no elo mantido com os demais documentos do órgão ou empresa e que refletem suas funções e atividades.
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Os documentos de arquivo não são coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados em função dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica de unicidade.
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Constitui característica de autenticidade o fato de os documentos serem criados, mantidos e conservados sob custódia, de acordo com procedimentos regulares que possam ser comprovados.