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A gênese, a exclusividade e a inter-relação são elementos que aproximam os documentos de arquivo de todos os outros tipos de documentos.
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Para a definição de arquivo, algumas tradições arquivísticas consideram a clivagem entre os documentos (records) e os arquivos (archives); a tradição americana, difundida por Schellenberg, integrou em uma única definição esses dois importantes momentos do arquivo.
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A proveniência territorial deu origem ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem ser conservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos.
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A produção de documentos de arquivo não tem por finalidade o registro da história da instituição, mas o atendimento das suas necessidades administrativas, entre as quais se inclui a informação aos cidadãos, caso se trate de órgão público.
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O princípio temático corresponde ao princípio segundo o qual todo procedimento ou tratamento empreendido em arquivo pode ser revertido, caso seja necessário.