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A função de prova do documento de arquivo evidencia-se não só pelo fato de o documento poder ser levado a juízo para comprovar determinada informação, mas, também, pela capacidade desse material de testemunhar as atividades que lhe deram origem.
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Os documentos frequentemente utilizados devem compor o arquivo intermediário.
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Um conjunto de documentos em suporte papel produzidos e(ou) recebidos por determinado órgão, durante o desenvolvimento de suas atividades específicas ou atividades de suporte, consiste em um arquivo.
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Os documentos de arquivo são colecionados com finalidades culturais e sociais.
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As linguagens pós-coordenadas de indexação, como tesauros, são utilizadas, principalmente, em sistemas automatizados.