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As operações básicas da descrição eram a identificação do fundo ou da parte dele a ser trabalhada na descrição e dos tipos documentais, os dados cronológicos e quantitativos e a localização física no acervo. Essas operações, com as normas internacionais e brasileiras de descrição, permaneceram na mesma ordem e na mesma apresentação.
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Para a descrição de conjuntos documentais ou partes de um fundo, utiliza-se o guia de arquivos.
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Embora possa abranger todo elemento de informação de um documento, independentemente do estágio de gestão no qual esse documento esteja, a descrição é uma atividade típica dos arquivos permanentes.
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O estudo de usuários é dispensável para a descrição de documentos, uma vez que um dos principais objetivos da descrição é fornecer informações a todos os tipos de usuários, sem a preocupação de atender às demandas de um público específico.
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A descrição arquivística é uma das atividades de representação das informações contidas nos documentos; mediante a descrição da gênese e acumulação dos documentos, restabelece-se a organicidade das informações neles contidas.