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Na operação denominada descrição de documentos, são fornecidas as autorias, a caracterização das tipologias do documento, a função implícita, os assuntos e as datas (tópica e cronológica).
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A descrição consiste em um conjunto de ferramentas e de tarefas com o objetivo de informar sobre o conteúdo dos documentos.
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O arquivista, devido ao princípio da santidade, não pode alterar o arranjo dado aos documentos pelo órgão de origem, ainda que ele seja ininteligível, cabendo ao arquivista resolver o problema na descrição.
Ao se deparar com um conjunto de fotografias, discos e filmes, o arquivista sabe que se trata de um arquivo especial, e que esse acervo necessita de tratamento diferenciado quanto à/ao:
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A descrição é operacionalizada com a elaboração de instrumentos de pesquisa, tais como guia, inventário e catálogo.