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Alterações (acréscimo ou mudança de nível de obrigatoriedade de requisitos) no e-ARQ Brasil devem ser evitadas nas contratações de tecnologias da informação realizadas pelos órgãos da administração pública federal.
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Conforme o e-ARQ Brasil, as qualidades dos documentos arquivísticos que devem ser preservadas pelo programa de gestão institucional são organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
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A fim de garantir a integridade e a acessibilidade dos documentos arquivísticos por longo prazo, deve-se prever a implantação de sistemas informatizados na gestão arquivística de documentos digitais.
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Enquanto os requisitos funcionais de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documento (SIGAD) se referem à integração com sistemas legados, os requisitos não funcionais fazem menção à recuperação da informação, ao acesso e à segurança.

Um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos deve ser capaz de estabelecer o status de um documento digital, do ponto de vista da forma. De acordo com o e-ARQ Brasil, o documento criado no espaço individual ou do grupo, mas não transmitido, equivale a;