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O empregador ou a instituição deve manter um registro estruturado de dados, de forma a constituir um histórico técnico e administrativo do desenvolvimento do PPRA. Esse registro deve ser armazenado por um período mínimo de cinco anos.
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Consideram-se agentes químicos substâncias, compostos ou produtos que possam penetrar no organismo pela via respiratória, nas formas de poeiras, fumos, névoas, neblinas, gases ou vapores, ou que, pela natureza da atividade, possam entrar em contato ou ser absorvidos pelo organismo através da pele ou por ingestão.
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A NR-9 estabelece os parâmetros máximos e diretrizes gerais a serem observados na execução do PPRA, sendo vedadas alterações decorrentes de negociação coletiva de trabalho.
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O PPRA deverá conter, no mínimo, a seguinte estrutura: planejamento anual com estabelecimento de metas; prioridades e cronograma; estratégia e metodologia de ação; forma do registro; manutenção e divulgação dos dados; e periodicidade e forma de avaliação do desenvolvimento do programa.
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Caso o trabalhador utilize equipamentos de processamento eletrônico de dados com terminais de vídeo, recomenda-se que a tela, o teclado e o suporte para documentos sejam colocados de maneira que as distâncias olho-tela, olho-teclado e olho-documento sejam aproximadamente iguais.