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As comunicações expedidas por órgãos públicos federais devem ser compreendidas por todo e qualquer cidadão brasileiro, excetuando-se as de cunho específico, nas quais é adequado o emprego de jargão técnico.
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Em correspondência oficial dirigida a deputado federal, deve-se empregar, no vocativo, o superlativo Ilustríssimo, seguido do pronome de tratamento Senhor e do nome do cargo.
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Por suas características formais, incluída a formatação, o referido documento corresponde a um memorando.
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Adjetivos referidos ao pronome de tratamento empregado em expedientes oficiais devem ser flexionados quanto ao gênero de acordo com o sexo da pessoa a quem se destina a comunicação. No caso em tela, supondo-se que fosse empregada no texto, a seguinte frase estaria correta: Vossa Senhoria está encarregado de resolver esse assunto.
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O caráter informal da comunicação por meio do correio eletrônico opõe-se a requisitos básicos da comunicação oficial como formalidade e padronização, razão por que esse meio não pode ser utilizado pelos órgãos da administração pública para transmissão de mensagens e documentos oficiais.